FBC TURKU RY:N JÄSEN- JA YHTEISTYÖKUMPPANIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Laatimispäivä: 1.1.2021

1. REKISTERINPITÄJÄ
   FBC Turku ry.
   1029764-5
   Niitunniskantie 18 B3, 20320 Turku
   toimisto@fbcturku.net
2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ JA YHTEYSTIEDOT
   Ville Lintunen, toiminnanjohtaja
   ville.lintunen@fbcturku.net
   040 5658050
3. REKISTERIN NIMI
   FBC Turku ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE
   Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta FBC Turku ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa, johon kuuluu:
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet sekä
• lisenssien lunastaminen johon tarvitaan henkilöturvatunnus.
• Lisäksi jäsenrekisteriä käytetään harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestämiseen sekä
• toiminnan kehittämiseen, tilastointiin ja raportointiin.

Tietojen käsittely perustuu palkattujen työntekijöiden ja vapaaehtoisten toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta FBC Turku ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai FBC Turku ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on FBC Turku ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. REKISTERIN TIETOSISSÄLTÖ JA REKISTERÖITYJEN RYHMÄT Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Henkilöturvatunnus
• Alaikäisen jäsenen osalta:
  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Henkilöturvatunnus
• Laskuihin liittyvät tiedot
• Valokuva
• Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
   Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa FBC Turku ry:lle.
2. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
   Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA TIETOJEN SÄILYTYSAIKA Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi:

• Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään ajan jonka he ovat mukana toimihenkilöinä
• Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään ajan jonka he ovat jäsenenä.
• Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta.

MyClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. REKISTERÖIDYN OIKEUDET Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet:
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.